Directiesecretaresse

Wij gaan met plezier op zoek naar een directiesecretaresse voor onze partner, hier staat een betrouwbaar team van toch bijna 100 vakmensen klaar elke dag opnieuw om de klant op maat en snel verder te helpen. Zij steunen hiervoor op een jarenlange ervaring en knowhow, zo kan je bij hen terecht voor een totaalpakket. Ze zijn zowel actief in de B2B als de B2C markt. Het werkveld is dan ook zeer ruim.

In deze rol zal je kort omschreven een zeer breed en gevarieerd takenpakket hebben waar je in contact zal komen met heel wat interne en externe klanten.

Takenpakket:

• Je ontzorgt de directie in het agenda beheer.
• Je plant en organiseert interne en externe meetings en zorgt ervoor dat de puzzel in elkaar valt.
• Waar nodig verzorg je de notulen en bereid je documentatie voor.
• Je legt vlot afspraken vast met klanten en leveranciers en zorgt daarbij voor een professioneel onthaal. Dit zal zowel fysiek zijn als telefonisch dat je bezoekers warm zal verwelkomen.
• Je beheert zowel je eigen als de info mailbox en zorgt dat iedereen de nodige informatie ontvangt en de mail bij de juiste persoon terecht komt.
• Je staat in voor een correcte postverwerking en zorgt ervoor dat deze ten allen tijde discreet behandeld wordt.
•  Je volgt de openstaande en uitgaande facturen op en zorgt voor de nodige acties, zowel via mail als telefonisch.
• Op het vlak van marketing zorg je voor online zichtbaarheid op de sociale media kanalen, zo vorm je ook een belangrijke schakel in de  company en employer branding. Dit neem je dan ook op, samen met jouw collega’s van HR.
• Organisatie van evenementen: je neemt een trekkersrol op in de organisatie van evenementen zoals bedrijfs- en personeelsevenementen. Je bent daarbij in staat om de volledige organisatie en opvolging op te nemen. 
• Je biedt administratieve ondersteuning op vlak van preventie, je organiseert en communiceert de medische controles en de inentingen van de medewerkers. 
• Op ICT-vlak ben je het eerste aanspreekpunt, je verzamelt de tickets, daarnaast sta je ook in voor de bestelling van IT-materiaal, dit in samenspraak met de externe partner. Je stuurt de externe partner aan en volgt de facturatie hiervan op.
• Op vlak van verzekeringen volg je de eventuele (schade-)dossiers op, je staat hierbij in contact met de betrokken partijen, zoals advocaten en klanten. 

Wie zoeken wij?

• Je kan minstens enkele jaren ervaring voorleggen in een soortgelijke job waar je een breder pakket voor jouw rekening nam.
• Je werkt vlot met de courante Office-pakketten en hebt bij voorkeur ervaring met een ERP-pakket of pikt dit snel op.
• Je communiceert op een spontane manier, je spreekt en schrijft perfect Nederlands, je hebt bij voorkeur een goede kennis van het Frans en het Engels. 
• Je beschikt over een proactieve aanpak waarbij je graag initiatief toont en een trekkersrol opneemt.

Aanbod:

• Je komt terecht in een heel gedreven team, waar je samen met de collega’s mee vorm kan geven aan de toekomst van het bedrijf.
• Dit betreft een onmiddellijk vaste tewerkstelling met een heel mooi, correct en flexibel loonpakket met heel wat voordelen.
• Je werkt in een uurregeling waardoor je 32 dagen verlof zal kunnen genieten.
• Hier is er ongetwijfeld ruimte voor verdere persoonlijke en professionele ontwikkeling. 
• Er worden geregeld after works, BBQ’s en familiedagen georganiseerd om samen met de collega’s te kunnen ontspannen.